ホテル・宴会予約課のページ

ホテルマンのシエスタより

宴会予約課

婚礼・宴会予約課はすべての宴会のコントロールセンターです。婚礼、一般宴会、展示会、その他の予約から手配、打ち合わせ、そして最後は会計まで気を抜く事は出来ません。

宴会セールスの項でも記載していますが、いろいろなスタイルの催事の型式から内容に至るまで覚える項目も多くあります。まず最初の１年は初めての体験の連続です。先輩に教わりながら一つ一つ確実に覚えていきましょう。
もし、宴会予約についてのマニュアル本を見つけたらそれを参考にすると良いでしょう。
宴会予約課は「宴会承り所」ともよんでいます。特に気をつけるのは接客です。相手の顔の見えない電話、直接来館のお客様、接客次第で、もしかしたら３００万円か５００万円の売り上げが一瞬にして無くなります。
また、常に最新のＷedding情報や宴会スタイルを取り入れ、他社との差別化を図るようにしましょう。

いつも笑顔で、はっきりと自信をもって接客しましょう。わからない事は自分で判断しないで支配人に相談しましょう。もし間違っていてトラブルが発生した場合、大事な顧客を失う事となります。
一番大事な事はお客様との信頼関係を築く事です。がんばりましょう。

※下の表は一般宴会の打ち合わせの参考資料です。その他に、婚礼等がありますのでご自分の職場のマニュアルで勉強して
みましょう。

打ち合わせ・来館説明（１年前より受注）	中間打ち合わせ（２ヶ月～１ヶ月）	最終打ち合わせ（１０日～７日前）
●説明案内のポイント
◇パンフレット、その他の資料を元に説明する ◇会場の下見と施設の案内及び説明	◇慶事、記念、仏事の別に、付帯品の販売（記念品、樽酒、盛花、ステージ、屋台、ダンスフロア、コンパニオン、余興、看板、その他） ◇ギャランティ（最低責任数）のお願い
●お渡し資料
◇宴会パンフレット一式（ホテル案内図／宴会場のご案内／お見積もり／メニュー／その他の価格表））	◇席札。リボン、余興、会場設営、その他先方要望資料及びサンプルの提供、ホテルまでのアクセス地図	◇催事に対しての必要な帳票（催事申込書）（催事運営規定）（催事の開催届出書）（禁止行為の解除申請書）（会場管理計画書）
●確認事項
◇お客様希望日時を予約台帳で確認する。 ◇宴会趣旨を必ず伺うお客様に会場の不可を案内する。仮予約まで ◇お客様の会社名、住所、電話、幹事名（先方名刺）、宴会規模、予算等を伺う）	◇宴会の型式（正餐、立食、セミナー、展示会、その他）、テーブルプランの確認 ◇料飲の予算の確認 ◇席名（台帳上）、会場、時間 ◇見積書作成の必要性を伺う ◇ギャランティ（最低責任数）の確認	◇席次表、パーティー会場設営図面（お客様希望のもの）を頂く ◇細部に渡る打ち合わせ、確認 ◇人数、その他の確認 ◇支払い条件の確認 ◇社内、外注ものの確認 ◇人数、その他の確認 ◇準備の為の幹事来館時間の確認
●手記事項
◇お客様から頂いた社名等（名刺）は宴会情報として管理する ◇仮予約の時は仮予約表の発行（仮予約期限を記入	◇社外発注を必要とするものを受注した時はその事項をただちに発注する（宴会請書に記入）	◇変更事項の連絡（変更、取り消し連絡表）

帳票の流れをフローチャートにしたものです。現実にはもっと複雑になります。部門や施設にあわせて取り纏め、フローチャートにすると全体的に見えて来ます。目的は、合理化出来る所は合理化し、なるべく簡素化するといいですよ。ミスのおきにくい帳票の流れにしましょう。

ホテル婚礼の最新事情

今、ホテルで結婚式を挙げるカップルが年々少なくなってきています。
人気は、一軒家的な１日１組のみ行うハウスウェディング。たしかにオリジナリティ溢れてすばらしいと思います。
ホテルの婚礼が減少している理由は、業界をリードしているブライダル専門誌の影響が大です。それと、ホテルのブライダル関係者がホテルの最大のセールスポイントがあるのに気が付いていない事にあります。・・・そうです・・・それです。それがセールストークの決め技になるのです。
また、ホテルのプライドにこだわらず、結婚式専門会社やハウスウェディングの良い所を積極的に取り入れる努力も必要です。
従来の型式を継承する事のみでなく、ホテル得意の世界に目をやり、常に新しい情報を検索し、取り入れていかなければこれからは生き残れません。

例えば、ケーキカットなどは、１００年前、アメリカのウェディングセレモニーで最初はクッキーを配っていたのからケーキカットに変わります。
それが、フランスに渡り、パリで流行します。
戦後、日本のホテルがこれを取り入れたのです。

でも、ここ数年で変化がおきているとの事。今は、ケーキカットをしているのは、日本だけだそうです。もっと、ケーキカット以外でバリエーションをつくり提案する段階にきています。
注１）日本ではカットは（切る／ＫＩＬＬ）に繋がり縁起が悪いので入刀（ニュートー）と呼んでいる。
注２）親族の控室では、関東は桜湯を出す。（桜茶と呼んではダメ。茶を濁す、ちゃかすに通じるので）。関西では昆布茶を出す。（昆布はヨロコブからきていてとても縁起がいいとされる）。この時の呼び方はコブチャでいいそうです。・・・？。

また、家族で参加する公式のパーティーやホームパーティーがほとんど無い日本で、唯一のあるのは冠婚葬祭のみとは寂しい限りです。
戦前は、欧米と同じく、近所の人たちが料理を持ち寄ってのホームパーティが頻繁に開かれたものです。その延長線上に隣り近所の人たちがお手伝いしながら参加する婚礼があったのです。
日本の婚礼の原点を考えれば、これからホテルでの挙式と披露宴の新しいありかたが見えてくるかもしれません。
一例として、パリのＷｅｄｄｉｎｇ関連の記事を紹介しておきます。